Basta guardare ai numeri: gli errori nel calcolo dei rimborsi spese costano quasi trecentomila euro all'anno alle aziende italiane, senza contare i rimborsi dell'imposta sul valore aggiunto a cui avrebbero diritto e che invece vanno persi.

Per superare questi problemi è necessario adottare soluzioni specifiche per la gestione dei fondi aziendali, create appositamente per avere un maggiore controllo sulle uscite e ridurre i costi dovuti allo spreco di fondi e risorse.

Quali problemi può creare una gestione non ottimizzata dei rimborsi spese?

Una gestione non ottimale dei rimborsi spese può arrivare a determinare diversi problemi ai dirigenti ed ai responsabili amministrativi delle imprese.

In particolare, il fatto che nella maggior parte dei casi non sia prevista un'apposita policy aziendale rende il processo di definizione e di approvazione molto più arduo e lungo, con errori e ritardi nei pagamenti che non fanno altro che peggiorare la situazione.

Il controllo manuale diventa sempre meno efficace, soprattutto se si considerano i continui mutamenti che possono riguardare proprio le regole relative al rimborso spese.

Le problematiche sono accentuate anche dalla difficoltà nel capire come vengono spese le risorse, che in questo modo possono essere impiegate anche in modo errato. Il tutto si traduce in gravi disagi per i dipendenti, che spesso sono costretti ad anticipare dei soldi che non sanno quando e in che misura gli verranno rimborsati.

Perché puntare sull'automazione del rimborso spese

Dopo aver stabilito delle regole interne molto chiare ed univoche, si deve adottare un metodo che semplifichi ed ottimizzi il processo di rimborso.

Le tre parole d'ordine sono standardizzazione delle richieste di rimborso, creazione di un unico canale di comunicazione e digitalizzazione dei procedimenti. Per agevolare questo processo giocano un ruolo fondamentale risorse innovative come Soldo, la piattaforma smart con cui ottimizzare la gestione delle spese aziendali.

Con Soldo, infatti, è possibile tenere sotto controllo al meglio i fondi e automatizzare i processi finanziari: questo si traduce in una riduzione degli errori, in un contenimento dei costi ed in un minore spreco della risorsa più importante, il tempo.

La piattaforma di Soldo per la gestione del rimborso spese

Secondo alcune stime, un'azienda che ha 450 dipendenti ogni mese produce in media 135 rimborsi spese. Numeri elevati, che per essere gestiti con una conduzione manuale richiederebbero più di 800 ore di lavoro.

Con l'automazione delle attività amministrative con un basso valore aggiunto, il tempo per completare queste operazioni si può ridurre in modo considerevole, quindi ci si può dedicare ad altri aspetti della vita aziendale potenzialmente più profittevoli.

La piattaforma di Soldo, inoltre, consente di migliorare la trasparenza: grazie all'interfaccia intuitiva e moderna, perfettamente compatibile con i più importanti programmi di contabilità e di gestione dei rimborsi spese, i fondi aziendali sono visibili in tempo reale.

Gli amministratori possono creare dei budget personalizzati per i collaboratori, che possono utilizzare le carte di pagamento che gli vengono messe a disposizione e l'applicazione che permette di documentare ed archiviare le spese sostenute.