Ho concluso il precedente articolo (secondo articolo) parlando dell’importanza che assumono le routine  nella gestione aziendale. Anche in questo caso una gestione efficiente del  magazzino passa attraverso una serie di routine e scelte tecniche semplici ma   spesso dimenticate.  

E’ importante designare una figura alla quale affidare  l’incarico specifico di responsabile e/o supervisore della logistica. Il responsabile dovrà avere sempre una panoramica completa delle giacenze ed essere in grado di rispondere con rapidità e precisione a qualunque domanda riguardi i diversi aspetti della logistica. Potrà inoltre coordinare e controllare il lavoro degli altri addetti al magazzino, assegnando a ciascuno il proprio compito e pianificando le loro attività.

Ho accennato al  punto di riordino come  il livello di scorte a magazzino oltre il quale è necessario emettere un nuovo ordine di acquisto pari al lotto economico anticipando lìeventuale l’esaurimento delle scorte disponibili. Tener conto dei tempi di evasione dell’ordine e mantenere sempre disponibili le scorte di sicurezza per sopperire ad eventuali incrementi di domanda o ritardi nelle consegne è fondamentale nello stabilire i punti di riordino dei diversi prodotti che,  possono variare a seconda di diversi fattori, ed è quindi necessario verificarli e aggiornarli periodicamente.

Erroneamente ci si concentra sovente sui prodotti più venduti o adoperati mentre è importante classificare tutti i prodotti presenti a magazzino ponendo  attenzione anche agli altri articoli in inventario. È consigliabile applicare quella che viene definita analisi ABC, ovvero un’analisi statistica basata sulla legge di Pareto che permette di suddividere i prodotti in tre categorie (A, B, C) al fine di  valutare il  grado di importanza di ciascun prodotto e le  criticità su base quantitativa ed economica.

• Con la A potrebbero identificarsi gli articolidi importanza primaria, con il più alto valore di fatturato. L’80% del valore di consumo annuo dell’azienda corrisponde in genere al 20% di tutti gli articoli in magazzino;
• Con la B potrebbero identificarsigli articolidi importanza secondaria, con una influenza media sul fatturato pari a circa il 15% e corrispondente al 35% degli articoli in magazzino;
• Infine con la lettera C Potrebbero identificarsi gli articoli con il minor valore di consumo annuo. Circa il 45% degli articoli in magazzino genera solo il 5% del valore di consumo annuo dell’azienda.

Ciò facendo si riuscirà nel compito di assegnare  la priorità ai prodotti che generano più valore. Utilizzando la consueta regola dell’80-20 e l’analisi ABC sarà possibile individuare quel 20% di prodotti che generano l’80% del valore dell’inventario (articoli A). E’ importante quindi assicurarsi  di disporre e di prevedere la loro presenza costante a magazzino, calibrando nel modo più accurato possibile i  punti di riordino di tali prodotti.

L’evoluzione del mercato e dei prodotti può cambiare anche l’importanza degli stessi e quindi si rende importante controllare ed aggiornare periodicamente la categorizzazione   per essere sicuri di assegnare sempre la giusta priorità delle scorte.

Oltre alla gestione fisica dei prodotti occorre calcolare anche i costi di mantenimento delle scorte di magazzino.

Alcuni creano un esempio definendo – per analogia -  costi di mantenimento come la perdita di valore di un bene, tenuto in magazzino, nel periodo intercorrente tra l’acquisto e l’impiego o la consegna al cliente. 

Questa tipologia di costi è rappresentata solitamente da 3 categorie:

• Costi di ordinazione;
• Costi di mantenimento;
• Costi di deficit;

I primi si suddividono a loro volta in 2 macro voci, da un lato i cosiddetti costi d’acquisto, ovvero i costi legati al rapporto con i fornitori: valutazione, selezione, contrattazione e stipula del contratto di fornitura; e i costi di approvvigionamento generati da tutte le attività necessarie a far giungere la merce in tempo, come costi di trasporto e pratiche amministrativo/burocratiche.

I costi di mantenimento rappresentano la categoria di costo più significativa perchè composta da tutte le voci di costo di gestione quotidiana del magazzino e delle scorte (personale, struttura ecc…).Si dividono in:

• Espliciti: tutti i costi “palesi” che possono essere identificati da una precisa uscita di cassa: per la locazione di depositi, costi del personale logistico, spese per la movimentazione della merce, l’assicurazione, etc;
• Impliciti: da identificare nei costi associati all’investimento di capitale in scorte, un costo “nascosto” dato dall’immobilizzo di risorse finanziarie (implicito in quanto non identificabile in un movimento di cassa).

I costi di deficit sono generati da rotture di stock (esaurimento di scorte) tanto verso il cliente finale quanto nel flusso interno di produzione/approvvigionamento, ad esempio: i costi generati da cancellazioni ordini, le richieste di sconti, etc; sono inclusi in questa categoria i costi relativi al rischio di danneggiamento, la possibilità di un ribasso del valore della merce, le spese di inventario, eventuali tasse o dazi doganali.

Una cattiva gestione delle scorte è spesso figlia del  timore di restare a corto di prodotti con la conseguenza che alcune aziende si trovano a dover sostenere costi di mantenimento molto elevati che mortificano i risultati di gestione.  L’ottimizzazione dei costi di mantenimento passa attraverso la previsione delle vendite mensili  basandosi sulle  esperienze pregresse senza tralasciare fattori come la stagionalità, i giorni del mese in cui si riscontra più movimento merci, i periodi di festività, fattori macroeconomici.

In alcune tipologie di attività è possibile adottare il  dropshipping ovvero un  modello di vendita per cui un’azienda vende i propri prodotti al cliente senza averli fisicamente in magazzino. La merce viene spedita direttamente dal fornitore all’utente finale. In questo modo, il magazzino viene completamente escluso dal processo di vendita e la remunerazione si ottiene dalla differenza tra il costo all’ingrosso e quello al dettaglio, una fattispecie prevalente nel mondo dell’ e-commerce.

Le filosofie che hanno avuto genesi  dall’intento di mitigare i costi di  gestione delle scorte di magazzino   sono diverse ed è ciò che ogni azienda tende di migliorare.

Ma come fare per evitare le eccedenze? Una delle teorie evidenzia che si può affidare a due persone  due distinti piani di azione.

Il primo piano d’azione deve identificare i motivi per cui alcuni prodotti rimangono in giacenza per troppo tempo fino a diventare una eccedenza, generando un problema, e fare in modo che questo non si verifichi più. Il secondo piano d’azione si deve occupare di trovare il modo di liberarsi delle eccedenze traendone il maggior profitto possibile, ad esempio tramite campagne promozionali, scontistiche, ecc.

Un’attenta gestione parte anche dal mantenere una costante tracciabilità dei prodotti, dall’arrivo in  magazzino sino alla spedizione  al cliente o all’utilizzo in produzione.

Esistono tre metodologie di tracciabilità:

• Inventario fisico: ovvero unavalutazione dell’inventariotutte le merci presenti in   Come anticipato, si fa una volta l’anno anche per esigenze fiscali. Comporta un dispendio di tempo e risorse, ma è una pratica a cui difficilmente si può rinunciare. Il riscontro di problematiche e di scostamenti impone un doveroso percorso a ritroso sino a capire  cosa è successo e risolvere il problema;
• Controlli a campione: è bene effettuare dei controllispot nel corso dell’anno quando nel magazzino circola molta merce, giusto per avere sempre tutto sotto controllo ma anche  per alleggerire il lavoro di inventario di fine anno. Si può scegliere un  determinato articolo controllando lo  stato di giacenza. La volta successiva si farà la stessa cosa con un altro prodotto.  
• Inventario a rotazione: è una tecnica di gestione che prevede la riconciliazione della scorta fisica con quella contabile di piccole quantità di merci da effettuare a cadenza giornaliera o settimanale;Per L’utilizzo dilettori di codici a barre ridurràal minimo i tempi di esecuzione ed i margini di errore.

 Come riferito poc’anzi, un buon inventario si basa sulla previsione della domanda dei prodotti cosa non proprio semplice, in quanto le variabili possono essere  numerose ma ciò non significa che bisogna arrendersi giacché alcuni dati ed taluni strumenti possono favorire  una previsione il più possibile accurata, ed infatti si può:

• Confrontare le vendite dello stesso periododell’anno precedente;
• Controllare il tasso di crescita periodico (mensile, trimestrale);
• Tener conto delle vendite confermate con contratti e prenotazioni, sollecitando anche gli agenti;
• Considerare fattori come stagionalità e festività;
• Pianificare promozioni e scontistiche;
• Monitorare le tendenze di mercato;

Come nella vita di tutti i giorni gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo e creare delle routine di emergenza è una cosa molto utile affinché siano tutti preparati. Occorre identificare i vari fattori di rischio ed  assimilare una soluzione per ogni probabile criticità passando dalla responsabilizzazione dei collaboratori affinché   ognuno   sia pronto a prevenire e ad affrontare le diverse emergenze.

Naturalmente è impensabile affrontare una gestione ottimale in assenza di un buon software gestionale che permetta    di ridurre   i tempi di gestione della logistica, i costi di gestione ed il margine di errore. Un buon software permetterà di:

• Controllarecon estrema precisione l’aggiornamento dellegiacenze e dei riordini;
• L’uso agevole di codici a barre ed etichette con l’ausilio deiterminali portatili;
• Disporre un calcolo della stima di riordino accettabile fornendo le informazioni per poterla calcolare;
• Deve semplificare la gestione dei movimenti di carico e scarico;
• Estrapolare lostorico dei movimenti;
• Semplificare la produzione dell’inventario;
• Gestire la tracciabilità anche mediante lotti e seriali;
• Prevedere la gestione taglie, colori, varianti, etc.
• Gestire anche magazzini multipli;
• Gestire la distinta base.

Nel prossimo articolo parleremo dei documenti che seguono il viaggio delle merci ed il collegamento   del magazzino con la gestione amministrativa. 

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La Bussola d'Impresa - Mario Vacca

Mi presento, sono nato a Capri nel 1973, la mia carriera è iniziata nell’impresa di famiglia, dove ho acquisito la cultura aziendale ed ho potuto specializzarmi nel management dell’impresa e contestualmente ho maturato esperienza in Ascom Confcommercio per 12 anni ricoprendo diverse attività sino al ruolo di vice presidente.

Queste capacità mi hanno portato a collaborare con diversi studi di consulenza in qualità di Manager al servizio delle aziende per pianificare crescite aziendali o per risolvere crisi aziendali e riorganizzare gli assetti societari efficientando il controllo di gestione e la finanza d’impresa.
Nel corso degli anni le esperienze aziendali unite alle attitudini personali mi hanno permesso di sviluppare la capacità di anticipare e nel contempo essere un buon risolutore dei problemi ordinari e straordinari dei miei clienti.

Per migliorare la mia conoscenza e professionalità ho accettato di fare esperienza in un gruppo finanziario inglese e, provatane l’efficacia ne ho voluta fare una anche in Svizzera.
Queste esperienze estere hanno apportato conoscenze legate al Family Business, alla protezione patrimoniale tanto per le imprese quanto per i singoli imprenditori ed all’attenzione per l’armonizzazione fiscale tra le diverse realtà ed al rischio d’impresa.

Mi piace lavorare in squadra, mi piace curare le pubbliche relazioni e, sono convinto che l’unione delle professionalità tra due singoli, non le somma ma, le moltiplica.
Il mio impegno è lavorare sodo ma, con etica, lealtà ed armonia.

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