I documenti necessari alla basilare gestione del magazzino sono pochi ma importanti e spesso disciplinati dalle normative vigenti:

• Documento di trasporto o DDT:è previsto dalla legge per accompagnare il trasporto delle merci (sostituibile solo dalla fattura accompagnatoria), riporta una serie specifica di dati tra i quali le motivazioni del trasporto che, nel caso di cessione di beni, obbliga l’impresa all’emissione della fattura entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettiva consegna della merce. 
• Fatture di acquisto e vendita: anch’esse previste dalla legge in particolar modo per motivi fiscali e sono – unitamente ai DDT -il documento base per tutti i conteggi e le operazioni di carico e scarico dei prodotti a magazzino. 
• Inventario:permette di tenere sotto controllo le giacenze di magazzino ed il loro valore che, in fase di bilancio confluisce nel documento fiscale. 
• Ordini o comande: tutto parte dall’acquisizione degli ordini, tanto per comandare la logistica quanto per generare la produzione. Una gestione superficiale degli ordini e non disciplinata da attente procedure sarà genesi – nel tempo – di seri problemi di efficienza. 

Ricordando l’adozione di procedure è corretto evidenziarle come segue:

• Controllo della merce in arrivo, verifica rispondenza dei prodotti indicati nel documento di accompagnamento ( DDT ofattura accompagnatoria ) con l’effettiva merce consegnata; Creare una procedura ad hoc per la merce danneggiata o mancante affinchétutti sappiano cosa fare;
• Prevedere limiti di scorta minima al di sotto dei quali occorretrasmettere l’ordine al fornitore. Per stabilire i punti di riordino dei diversi prodotti è necessario tener conto dei tempi di evasione dell’ordine e mantenere sempre disponibili le scorte di sicurezza per sopperire ad eventuali incrementi di domanda o ritardi nelle consegne;
• Separare possibilmente le aree di arrivi e partenza delle merci e coordinare tali operazioni affinchéciascuna attività sia svolta senza problemi e considerare l’adozione di turni diversi tra tali due attività. 
• Monitorare costantemente – con scadenze programmate - le variazioni dei dati d’inventario e trasmettere i risultati all’ufficio vendite affinché si evitino di prendere ordini per prodotti non immediatamente consegnabili. 
• L’adozione diun softwareper gestire l’attività di tracciamento e gestione delle scorte può semplificare ed efficientare  tutte le attività di magazzino. Un esempio immediato è l’utilizzo dei lettori ottici per velocizzare tutte le operazioni di carico e scarico ed limitare gli  errori di digitazione o di lettura.

Al pari degli altri comparti aziendali anche in magazzino è importante stabilire i ruoli per un ottimo funzionamento del reparto, fermo restando che si rende importante un’ottima selezione del personale durante la quale è necessario far intervenire anche i responsabili preposti che, oltre alla parte contrattualistica, possono verificare l’effettiva rispondenza della professionalità del candidato con le esigenze aziendali. Rammendando poi che chi non è controllato può perdersi per strada è necessaria una valutazione periodica ma non opprimente dell’operato del personale.

Per quanto concerne la sicurezza, ma al di la di essa,  un magazzino pulito ed organizzato è sempre un bel vedere oltre che garanzia di sicurezza. Le zone di transito devono sempre essere mantenute libere da ostacoli anche temporanei per evitare cadute ed infortuni mentre la pulizia dei pavimenti dev’essere sempre ben fatta e segnalata. Anche i collaboratori del magazzino devono partecipare ai corsi per la sicurezza aziendale e per la formazione riguardo l’utilizzo delle attrezzature. E’ importante esporre tutti i regolamenti per la sicurezza nei luoghi più frequentati dai collaboratori che, dovranno sempre indossare le dotazioni fornite dall’azienda per la sicurezza sul lavoro. 

La prevenzione è importantissima per limitare i danni,  quindi occorre:

• Pianificare revisioni e manutenzioni periodiche di veicoli, macchinari, attrezzature;
• Assicurarsi che tutte le misure per la sicurezza, funzionino correttamente;
• Segnalare tutti i malfunzionamenti dei veicoli e delle attrezzature ai dipendenti e provvedere tempestivamente alle riparazioni necessarie. 
• Lavare o comunque pulire con cadenza programmata tutte le attrezzature in particolar modo furgoni, auto e semoventi;

Si comprenderà quindi che insieme alla produzione il magazzino è il luogo più “fisico” dell’azienda la cui gestione  informativa ed organizzativa del flusso dei prodotti, è il cuore pulsante. Per curare bene questo cuore occorre:

• Usare soltanto le aree designate allo stoccaggio merce al fine di mantenere ordine ed efficienza.
• Controllare gli imballaggi per eventuali danni prima di stoccarle e registrare le date delle ispezioni e ogni danno riscontrato.
• Individuare i luoghi più comodi per stoccare le merci con più alta rotazione al fine di massimizzare l’efficienza delle operazioni di stoccaggio e spedizione; la programmazione di un magazzino diviso tra corsie e scaffali identificati da etichette e con coordinate ben evidenziate è una buonissima base di partenza per migliorare l’efficienza;
• Come per gli altri reparti, è necessario un confronto costante con tutto il personale al fine di confrontarsi per la risoluzione di problemi o l’adozione di procedure più efficienti; l’organizzazione di una riunione programmata a cadenza costante porterà benefici a tutti, stimolando nuove idee e migliorando lo spirito di appartenenza;

Il tasso di rotazione del magazzino è un indice molto importante da tenere in considerazione. Con esso si  intende quanto tempo ci si mette a “consumare” tutto il magazzino e “riempirlo” nuovamente. La presenza di  articoli ad alta rotazione, cioè che vengono comprati e venduti spesso ed articoli a bassa rotazione, che rimangono a magazzino per mesi è una costante di tantissime aziende. Prevedere la rotazione di un articolo è fondamentale per un’azienda tanto per programmare produzione e vendite quanto per pianificare le esigenze finanziaria.  Un primo consiglio è cercare di limitare i prodotti che hanno bassa rotazione (e renderli disponibili solo su ordinazione). 

La creazione di routine e procedure  tecniche semplici sono alla base di una buona gestione del magazzino, a tal riguardo si può individuare una persona alla quale l’assegnare l’incarico specifico di responsabile della logistica per assicurare una piena efficienza del reparto. Egli dovrà avere sempre una panoramica completa delle giacenze ed essere in grado di rispondere con rapidità e precisione a qualunque domanda riguardi i diversi aspetti della logistica oltre a coordinare  e controllare il lavoro degli altri addetti al magazzino, assegnando a ciascuno il proprio compito e pianificando le loro attività.

Nel prossimo articolo parleremo della legge di Pareto e dei costi delle scorte.

LINK:

10/1/2021 https://www.gazzettadellemilia.it/economia/item/30729-frammenti-di-gestione-dell’impresa.html

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La Bussola d'Impresa - Mario Vacca

Mi presento, sono nato a Capri nel 1973, la mia carriera è iniziata nell’impresa di famiglia, dove ho acquisito la cultura aziendale ed ho potuto specializzarmi nel management dell’impresa e contestualmente ho maturato esperienza in Ascom Confcommercio per 12 anni ricoprendo diverse attività sino al ruolo di vice presidente.

Queste capacità mi hanno portato a collaborare con diversi studi di consulenza in qualità di Manager al servizio delle aziende per pianificare crescite aziendali o per risolvere crisi aziendali e riorganizzare gli assetti societari efficientando il controllo di gestione e la finanza d’impresa.
Nel corso degli anni le esperienze aziendali unite alle attitudini personali mi hanno permesso di sviluppare la capacità di anticipare e nel contempo essere un buon risolutore dei problemi ordinari e straordinari dei miei clienti.

Per migliorare la mia conoscenza e professionalità ho accettato di fare esperienza in un gruppo finanziario inglese e, provatane l’efficacia ne ho voluta fare una anche in Svizzera.
Queste esperienze estere hanno apportato conoscenze legate al Family Business, alla protezione patrimoniale tanto per le imprese quanto per i singoli imprenditori ed all’attenzione per l’armonizzazione fiscale tra le diverse realtà ed al rischio d’impresa.

Mi piace lavorare in squadra, mi piace curare le pubbliche relazioni e, sono convinto che l’unione delle professionalità tra due singoli, non le somma ma, le moltiplica.
Il mio impegno è lavorare sodo ma, con etica, lealtà ed armonia.

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