Per questa ragione nel corso del 2021, su iniziativa della Direzione di AIPo e con il supporto di CSI (Consorzio Sistemi Informativi) Piemonte, è stata avviata un’attività generale di analisi con diversi report di dettaglio per la maggior parte delle attività e dei processi dell’Agenzia. La prima fase dei lavori si è conclusa in questi giorni (marzo 2022) con la mappatura di 22 processi e 12 sottoprocessi relativi alla Programmazione e Gestione Opere Pubbliche e di Polizia idraulica. Grazie a questa operazione è stato possibile tra l’altro evidenziare il grado attuale e potenziale di digitalizzazione delle diverse procedure, in modo da individuare quelle che possono essere svolte a distanza (“smartabili”) e quelle che invece richiedono l’effettiva presenza in loco delle figure professionali coinvolte. La costruzione dei diagrammi è stata possibile grazie all’impegno della struttura interna dell’Agenzia (dirigenti e funzionari), coordinata da un gruppo di lavoro composto dai dirigenti Romano Rasio, Giuseppe Barbieri, Marco La Veglia, Filippo Cambareri e dal  referente dei sistemi informativi Luigi Perrotta, con l’apporto degli specialisti dell’Area digital evolution di CSI Piemonte. In generale l’analisi si è sviluppata nelle seguenti fasi:

1. Pre-analisi;
2. Diagrammazione del processo;
3. Mappatura delle strutture organizzative coinvolte;
4. Mappatura delle singole attività dei sottoprocessi ai fini della smartabilità;
5. Mappatura della strumentazione ICT;
6. Individuazione della documentazione più rilevante;
7. Identificazione spunti di semplificazione/approfondimento.

Grazie alla mappa dei processi, dirigenti e funzionari possono meglio comprendere il proprio ruolo e il modo in cui il proprio lavoro influisce sugli altri cercando in definitiva di raggiungere i risultati attesi.

Quest’attività consente di visualizzare e comprendere un processo nella sua completezza e, il relativo diagramma di flusso consente in particolare di:

1. visualizzare un progetto nella sua interezza;
2. evidenziare criticità ad es. ridondanze e complessità;
3. dividere un processo in fasi;
4. consentire ed assicurare maggiore supporto ai dirigenti e funzionari in fase di decisionale.

Tutto ciò è importante anche per il raggiungimento degli obiettivi di performance e per il ruolo assunto da ciascun dipendente.

Questa modalità di lavoro consentirà ad AIPo di definire i ruoli e le responsabilità del proprio personale. Già la legge 190 del 2012 imponeva alle Pubbliche Amministrazioni di mappare i processi amministrativi soprattutto quelli a rischio corruttivo; adesso l’Agenzia può cogliere un’opportunità in una logica più ampia e trasversale delle responsabilità e dell’efficienza e quindi può rivoluzionare il modus operandi dell’azione amministrativa. Inoltre la mappatura dei processi rappresenta una fase propedeutica per l’avvio del processo di digitalizzazione attraverso il piano triennale dell’informatica. Importante il coinvolgimento del RTD (Responsabile Transizione al Digitale) come spinta al cambiamento e all’innovazione.

Ciò implica un’adeguata semplificazione dei processi interni di AIPo. Altro aspetto importante è la coerenza con gli strumenti di programmazione. Tutti i processi dell’innovazione sono pervasi dal tema delle competenze digitali. Va considerata anche la misurabilità del grado di digitalizzazione dei processi raggiunto oltre al grado di soddisfazione dell’utenza in tema di performance e indicatori di produttività.

Questa attività potrà portare più trasparenza nei confronti dei cittadini, maggiore valorizzazione del patrimonio informativo, maggiore dematerializzazione, chiarezza sui profili professionali e competenze individuali, maggiore efficacia dei piani dei fabbisogni formativi e del personale e ovviamente una ricaduta positiva sulla semplificazione dell’azione amministrativa e sulla strategia dell’Agenzia.