Di Mario Vacca Parma 10 novembre 2019 - Spesso regole e routine sono tanto amalgamate nella cultura aziendale da non suscitare più attenzione da parte del management, almeno siano all’arrivo di nuove leve e ad un cambiamento repentino imposto dall’esterno, spesso proprio dal mercato.

Al fine di evitare che norme e routine diventino una burocrazia distruttiva odiata dai collaboratori occorre trasformarle in una forza propulsiva ponendo la dovuta attenzione alla continua rivisitazione e partendo dal comportamento del management.

Procedure documentate portano notevoli vantaggi:

Chiarezza del sistema di responsabilità;
-Trasparenza dei ruoli degli attori a monte e a valle del processo;
-Riduzione della personalizzazione delle modalità operative dei soggetti che intervengono nel processo;
-Conoscenza estesa a tutti delle modalità operative delle attività (non più persone "indispensabili", ma azioni "indispensabili")
-Permette di migliorare i processi aumentando la conoscenza della loro genesi;
-Facilità di apprendimento dei nuovi assunti;

Per tutte le aziende è importante valutare regole, comportamenti ed aspettative che non sono formalizzate affinché sia possibile rimuovere dubbi e cattive interpretazioni e a tal fine è corretto riconoscerle ed ufficializzarle.

Ed ecco come:

Scrivi le regole non scritte.

Per loro natura le regole non scritte non esistono se non nella mente - e nei comportamenti - delle persone.

Occorre domandarsi quali norme stanno rispettando i collaboratori in base alla loro esperienza e poi chiedere che vengano semplicemente messe su carta.

Per esempio, le persone ritengono che il modo migliore per scalare posizioni in azienda sia fare qualunque cosa affermino i managers oppure mostrare che possono pensare ed agire in autonomia?

Per prima cosa andranno comprese e dettagliare le “percezioni” in essere. Senza questa fase sarà impossibile affrontarle/cambiarle e renderle regole documentate e trasparenti.

Bisognerebbe chiedere il contributo dei collaboratori migliori per capire come le norme in vigore fino ad oggi siano percepite da tutti. Si potrebbe imparare molto.

Sfida le norme accettate fino ad oggi.

L’imprenditore dovrebbe prendersi almeno una volta all'anno il tempo per valutare se le norme non scritte in uso riflettino le aspettative che crede di avere definito.

Bisogna riflettere su questa domanda: ogni regola in vigore aiuta l'Azienda a raggiungere i suoi obiettivi?

Se una certa norma non si allinea con il modo in cui si desidera che le persone agiscano, occorre verificare il motivo per cui i collaboratori la ritengono conforme ai risultati attesi.

Bisognerebbe implementare un “piano di comunicazione” per modificare questa convinzione. Questo piano enfatizzerà le motivazioni legate alla modifica delle regole e dovrebbe coinvolgere -tutti- per sottolineare quanto seriamente ogni ufficio e reparto dovrebbe dedicarsi a queste attività.

In fase di evoluzione, comunica sempre.

Man mano che l’azienda evolve, la strategia cambierà per guidare e rispondere ai cambiamenti.

Questo richiederà comportamenti diversi da parte dei collaboratori. Ma… nessuno cambia il suo comportamento se non glielo si dice.

Di solito non è sufficiente dichiarare semplicemente un nuovo obiettivo e sperare che si realizzi.

Se la fidelizzazione dei clienti diventa un obiettivo guida, i dipendenti ed i commerciali incaricati di raggiungerlo dovrebbero documentare i loro sforzi e riferirli alla direzione. In questo modo alla dichiarazione di intenti seguirà sempre una fase di affinamento delle regole e dei metodi -verbalizzati- di lavoro.

Come per ogni attività di management, sarà sempre necessaria un po’ di sana ripetizione, perché un nuovo messaggio (che trasmette la relativa nuova regola scritta) non si diffonde attraverso l’Impresa alla prima menzione.

Il messaggio di cambiamento delle procedure dovrebbe essere parte di ogni nota, di ogni indirizzo aziendale e di ogni riunione, in modo che imprenditori i managers possano instillare le nuove logiche ed i risultati attesi e condivisi in ogni componente dei loro team.

Si tratta di una attività particolarmente importante all’inizio di questo processo di formalizzazione delle norme, poiché molte persone rispondono ai cambiamenti in silenzio… aspettando che si spengano.

***

Attenzione! I vecchi presupposti muoiono duramente se non vengono esaminati e indirizzati verso nuove forme.

Ricordiamo di non ignorare le regole non documentate.

Non diamo per scontato che vengano abbandonate in favore di procedure ora verbalizzate.

Un processo costante di test e messa a punto assicura che quanto abbiamo stabilito, condiviso -e verbalizzato- sia quanto viene attuato.

La Bussola d'Impresa - Mario Vacca

Mi presento, sono nato a Capri nel 1973, la mia carriera è iniziata nell’impresa di famiglia, dove ho acquisito esperienza e ho potuto specializzarmi nel controllo di gestione e finanza d’impresa.
Queste capacità mi hanno portato a collaborare con diversi studi di consulenza tra Capri, Napoli e la penisola Sorrentina con il ruolo di Temporary Manager, per pianificare crescite aziendali o per risolvere crisi aziendali e riorganizzare gli assetti societari.
Nel corso degli anni le esperienze aziendali unite alle attitudini personali mi hanno permesso di sviluppare la capacità di prevedere e nel contempo essere un buon risolutore dei problemi ordinari e straordinari dei miei clienti.
Per migliorare la mia conoscenza e professionalità ho voluto fare esperienza in un gruppo finanziario inglese e, provatane l’efficacia ne ho voluta fare una anche in Svizzera.
Queste esperienze estere hanno apportato conoscenze legate al Family Business, alla protezione patrimoniale tanto per le imprese quanto per i singoli imprenditori e, alla gestione di società e conti esteri per favorire l'internazionalizzazione ed armonizzare la fiscalità tra i diversi paesi ove i clienti operano.
Nel frattempo ho maturato esperienza in Ascom Confcommercio per 12 anni - nel ruolo di vice presidente - ottenendo una buona padronanza della dialettica, doti di Pubblic Relation e, una buona rete di contatti personali.
Mi piace lavorare in squadra, mi piace curare le pubbliche relazioni e, sono convinto che l’unione delle professionalità tra due singoli, non le somma ma, le moltiplica.
Il mio obiettivo è lavorare sodo ma, con Etica ed Urbanità.

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