L'Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) ha chiarito alcuni aspetti inerenti le problematiche riscontrate nell'installazione e nell'utilizzo di impianti audiovisivi e di altri strumenti di controllo (circolare n. 5 del 19 febbraio 2018).

Ai sensi dell'art 4 della legge n.300/1970, è possibile installare impianti audiovisivi o altri strumenti di controllo che possono implicare, anche se indirettamente, il controllo dei dipendenti per ragioni organizzative, produttive, di sicurezza e al fine di tutelare il patrimonio aziendale. Per quanto riguarda la tutela del patrimonio, ad esempio, è possibile installare videocamere, che riprendano l'ingresso e l'uscita di un magazzino e i dipendenti che vi accedono per l'ordinario svolgimento delle attività, per prevenirne i furti. La circolare ripercorre alcuni degli aspetti legati agli strumenti di controllo che il datore di lavoro può attivare e in particolare: Istruttoria delle istanze presentate; Tutela del patrimonio aziendale; Telecamere digitali; Utilizzo dei dati biometrici. Vediamoli nel dettaglio.

La legittimità dell'attività di controllo si ha esclusivamente se è strettamente funzionale alla tutela dell'interesse dichiarato. Quindi è fondamentale valutare i ragionamenti che stanno alla base della scelta di installazione di strumenti di controllo, ovvero logiche che possono essere di carattere organizzativo e produttivo, legate alla sicurezza sul lavoro o alla tutela del patrimonio aziendale. La circolare stabilisce anche che una volta ottenuta l'autorizzazione nulla impedisce, se sussistono le ragioni che giustificano il controllo, di inquadrare direttamente l'operatore senza dover necessariamente introdurre ulteriori condizioni (ad. Esempio "l'angolo di ripresa" o "l'oscuramento del volto del lavoratore"). Inoltre, non appare più fondamentale specificare il numero esatto e il posizionamento predeterminato delle telecamere da installare. La raccolta delle informazioni e delle riflessioni che hanno portato l'azienda a decidere di installare sistemi di controllo a distanza, può essere presentata da personale ispettivo ordinario e non necessariamente da personale ispettivo tecnico (salvo casi eccezionali che richiedono valutazione tecniche di particolare complessità).

La tutela del patrimonio aziendale necessita di una valutazione più ampia. Infatti la richiesta di installazione va necessariamente dettagliata e declinata di volta in volta. In linea generale bisognerà sempre operare sulla base dei principi di proporzionalità, correttezza e non eccedenza, garantendo sempre gradualità nell'ampiezza e nella tipologia di monitoraggio, evitando i controlli più invasivi.

Relativamente alle telecamere digitali, l'ispettorato segnala che, dove sussistano le ragioni giustificatrici del provvedimento, è possibile autorizzare da postazione remota la visione di immagini sia in tempo reale che registrate. L'accesso alle immagini deve essere sempre tracciato tramite funzionalità che consentano la conservazione del "log di accesso" per un periodo non inferiore ai 6 mesi, ed escluso l'utilizzo del sistema della "doppia chiave fisica o logica". Per quanto riguarda lo spazio fisico di controllo delle telecamere, i luoghi oggetto della normativa in questione sono anche quelli esterni dove viene svolta attività lavorativa in modo saltuario o occasionale.

Infine, sul tema del riconoscimento biometrico, l'ispettorato afferma che quest'ultimo, installato sulle macchine con lo scopo di impedire l'utilizzo delle stesse a soggetti non autorizzati, è da considerare come uno strumento indispensabile per la prestazione lavorativa. Per questo motivo, sia l'accordo con le rappresentanze sindacali sia il procedimento amministrativo di carattere autorizzativo previsto della legge, non è imprescindibile.